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DataDock – Comment obtenir la certification datadock en 2019

Tutoriel : Comment obtenir la certification datadock en 2019 ?

Avant toute chose, il est important de rappeler ce qu’est la structure Data-Dock. Datadock est une base de données unique sur la formation professionnelle placée sous l’angle de la qualité. Elle permet aux financeurs de la formation professionnelle réunis au sein du GIE D2OF de vérifier la conformité des organismes de formation vis-à-vis des 6 critères qualité définis par la Loi. (voir https://www.data-dock.fr/).

L’avantage pour un organisme de formation d’obtenir le certificat est avant tout d’optimiser ses chances de voir ses formations prises en charge par les OPCA.

Etape 1 : Création de son compte sur data-dock.fr

Pour commencer votre démarche, vous devez créer un compte sur le site de contrôle. On vous demande diverses informations classiques dont le kbis de votre entreprise, le SIRET ou encore le code NDA (Numéro de déclaration d’activité) qui doit être obtenu auprès du préfet de la région. Voici la liste complète des informations préliminaires.

Vos informations générales :

  • Nom commercial
  • Raison sociale
  • CODE APE
  • Type d’organisme de formation
  • Site web
  • Kbis ou autre justificatif
  • Mieux connaître l’OF
  • Domaine d’activité principal de l’OF
  • Effectif permanent
  • Modalité(s) de formation
  • Modalité(s) d’organisation

Concernant votre établissement principal :

  • Numéro de déclaration d’activité (NDA)
  • SIRET
  • Etablissement siège
  • Adresse
  • Code postal
  • Ville
  • Pays
  • Téléphone
  • Email de contact

Après leur enregistrement sur Datadock, les organismes de formation doivent déposer les éléments de preuve liés aux 21 indicateurs définis par les financeurs pour répondre aux 6 critères.

Une fois le contrôle de la conformité des pièces réalisé, les organismes de formation deviennent « datadocké » par les financeurs. Chacun d’entre eux pourra donc décider d’intégrer ces organismes de formation dans son catalogue de référence.

Etape 2 : Compléter les 21 indicateurs Data-Dock

Cette partie est la plus complexe et fastidieuse à compléter. La certification Data-Dock ne peut être obtenue que si vous avez complété les 21 indicateurs demandés. Nous répertorions ci-dessous les 6 grands critères et les indicateurs correspondants. Pour chacun d’entre eux, une courte description et la liste des pièces justificatives obligatoires sera disponible.

Critère n°1 du décret :

L’identification précise des objectifs de la formation et de son adaptation au public formé

1.1 Capacité de l’OF à produire un programme détaillé pour l’ensemble de son offre et de l’exprimer en capacités ou compétences professionnelles visées.

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Programmes détaillés (catalogue des programmes)

1.2 Capacité de l’OF à informer sur les modalités de personnalisation des parcours proposés, à prendre en compte les spécificités des individus, et à déterminer les prérequis – informations sur les modalités de prise en compte des acquis (VAE / VAP)

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif des modalités de personnalisation d’accès à la formation

1.3 Capacité de l’OF à décrire et à attester de l’adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation      

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Attestation d’adaptation des modalités pédagogiques

1.4 Capacité de l’OF à décrire les procédures de positionnement à l’entrée et d’évaluation à la sortie

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif des procédures d’admission et Descriptif des procédures d’évaluation.

Critère n° 2 du décret :

L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation au public.

2.1 Capacité de l’OF à décrire les modalités d’accueil et d’accompagnement

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Livret d’accueil ou équivalent dans le cadre de FOAD

2.2 Capacité de l’OF à décrire la conformité et l’adaptation de ses locaux

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif des moyens matériels et leur conformité aux lois et règlements

2.3 Capacité de l’OF à décrire son propre processus d’évaluation continue

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif de la démarche qualité interne ou externe

2.4 Capacité de l’OF à décrire les modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires adaptées aux différents formats pédagogiques

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Présentiel : Descriptif des modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires OU FOAD : Existence des exercices et modalités d’évaluation

2.5 Capacité de l’OF à décrire l’évaluation continue des acquis du stagiaire

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif des outils d’évaluation des stagiaires

Critère n° 3 du décret :

L’adéquation des moyens pédagogiques techniques et d’encadrement de l’offre de formation

3.1 Capacité de l’OF à décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Présentiel : Supports standards mis à disposition / FOAD : descriptif technique des plateformes synchrone et asynchrone

3.2 Capacité de l’OF à décrire ses moyens d’encadrement pédagogique et technique

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif de l’équipe pédagogique / Descriptif de ses modalités d’intervention

Critère n° 4 du décret :

La qualification professionnelle et la formation professionnelle du personnel en charge de la formation

4.1 Capacité de l’OF à produire et mettre à jour une base des expériences et des qualifications des formateurs

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Attestation de l’existence d’une CV- thèque mise à jour de ses formateurs

4.2 Capacité de l’OF à attester des actions de formation continue du corps de formateurs ou du formateur indépendant

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Attestation annuelle du niveau d’investissement en formation pour ses formateurs et du % formé

4.3 Capacité de l’OF à produire des références

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Attestation de références clients sur la base d’un modèle

Critère n°5 du décret :

Les conditions d’information au public sur l’offre de formation, ses délais d’accès, et les résultats obtenus

5.1 Capacité de l’OF à communiquer sur son offre de formation

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Catalogue et publicité des tarifs et conditions de vente

5.2 Capacité de l’OF à produire des indicateurs de performance

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif des indicateurs de performance (exemple taux d’insertion, de présentation et/ou réussite aux examens)

5.3 Capacité de l’OF à contractualiser avec les financeurs

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Existence de contrats signés avec des financeurs (Etat, Région, Pôle Emploi)

5.4 Capacité de l’OF à décrire son / ses périmètre(s) de marché

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif des clients (B to B, B to C, alternance, branches)

Critère n° 6 du décret :

La prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires

6.1 Capacité de l’OF à produire des évaluations systématiques et formalisées des actions de formation auprès des stagiaires

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Protocole d’évaluation (Chaud ou froid)

6.2 Capacité de l’OF à décrire les modalités de recueil de l’impact des actions auprès des prescripteurs de l’action

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Existence d’enquêtes auprès des entreprises pour connaître l’impact de l’action

6.3 Capacité de l’OF à partager les résultats des évaluations avec les parties prenantes (formateurs, stagiaires, financeurs, prescripteurs) dans un processus d’amélioration continue

Élément(s) de preuve obligatoire(s) : Descriptif des modalités de partage des évaluations avec les parties prenantes

Vous n’avez pas réussi à obtenir tous les indicateurs ? Vous ne savez pas comment entreprendre les démarches ? Vous pouvez joindre l’organisme de formation wetoc par téléphone au 0784960138 ou par mail pour obtenir de l’aide.

WETOC : Organisme de formation

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