Les meilleurs logiciels de dématérialisation et gestion des factures fournisseurs

Avec l’avènement de l’ère numérique, la dématérialisation des factures fournisseurs est devenue une pratique incontournable pour les entreprises modernes en quête d’efficacité et de productivité accrues. Les logiciels spécialisés dans la dématérialisation et la gestion des factures fournisseurs offrent une solution automatisée qui simplifie et optimise ce processus crucial. Ces solutions permettent de plus de bénéficier de fonctionnalités de suivi et de reporting qui permettent de visualiser en temps réel l’état des factures, les dépenses par fournisseur, les délais de traitement, etc. Cela facilite la prise de décision et l’optimisation des processus internes liés à la gestion des factures fournisseurs.

Dans cet article, nous nous pencherons sur les meilleurs logiciels de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs, en mettant en évidence leurs fonctionnalités clés et les avantages qu’ils offrent aux entreprises.

Libeo.io : Simplifiez la gestion des factures et optimisez vos paiements

Avec Libeo.io, vous disposez d’un outil puissant qui facilite la collecte et le stockage de vos factures électroniques et bons de commande. Plus besoin de chercher dans des piles de documents physiques ou de naviguer entre différents logiciels. Libeo.io vous permet de centraliser tous vos documents au même endroit, en offrant un stockage illimité.

L’une des fonctionnalités clés de Libeo.io est la possibilité de définir des workflows d’approbation personnalisés. Vous pouvez configurer des circuits de validation adaptés à votre entreprise et définir des règles d’automatisation pour fluidifier votre travail d’équipe. Fini les retards dans le processus de validation et les dépenses imprévues. Avec Libeo.io, vous maîtrisez enfin toutes vos dépenses.

Mais Libeo.io ne s’arrête pas là. La plateforme vous permet également d’effectuer des paiements en un clic à tous vos fournisseurs. Grâce à des intégrations avec plus de 5 000 banques européennes, vous pouvez programmer vos paiements à la date de votre choix et les exécuter directement depuis votre espace Libeo, sans avoir à saisir les IBAN de vos fournisseurs à chaque fois. Cela vous fait gagner un temps précieux et vous permet de maintenir un suivi précis de vos paiements.

En choisissant Libeo.io, vous optez pour une solution fiable et sécurisée. En partenariat avec Docaposte, Libeo a développé une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) 100% française. Cette solution vous aide à vous conformer aux exigences réglementaires en vigueur et garantit la sécurité de vos transactions.

Libeo.io se distingue également par son service client personnalisé. Vous bénéficiez de l’accompagnement d’un chargé de compte dédié pour le déploiement de Libeo dans votre entreprise. Ils vous guideront à chaque étape et répondront à toutes vos questions pour vous assurer une expérience fluide et sans tracas.

En plus de toutes ces fonctionnalités, Libeo.io offre une expérience de paiement unique. Vous pouvez payer vos factures en un clic, simplement en utilisant une adresse e-mail, sans avoir à saisir d’IBAN à chaque fois. Cette simplicité facilite grandement le processus de paiement et contribue à la réduction des erreurs humaines.

Enfin, Libeo.io est également connu pour ses intégrations à tous les outils de gestion et de comptabilité. Quel que soit le logiciel que vous utilisez actuellement, cette solution peut se connecter sans problème, simplifiant ainsi l’ensemble de votre processus de gestion des factures.

 

SAP Ariba : Facilitez la gestion des fournisseurs et optimisez votre processus d’intégration

SAP Ariba est reconnu comme l’un des leaders du marché des logiciels de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs. Leurs solutions offrent une plateforme complète qui permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des factures, de leur réception à leur paiement.

L’une des fonctionnalités clés de SAP Ariba est la gestion des fournisseurs. Leurs solutions vous aident à renforcer la conformité et à limiter les risques en centralisant toutes les informations sur vos fournisseurs dans un seul et même endroit. Vous pouvez gérer leur cycle de vie, de leur intégration et leur qualification initiale jusqu’à la segmentation et la gestion de leurs performances. Cette approche holistique vous permet de contrôler les risques associés à vos fournisseurs et de prendre des décisions éclairées.

SAP Ariba propose également une intégration accélérée des fournisseurs. Grâce à l’automatisation des processus d’intégration et de qualification des fournisseurs, vous pouvez réduire les délais et les efforts nécessaires pour les intégrer à votre système. De plus, la synchronisation à double sens avec les solutions SAP ERP assure la cohérence et la pertinence des données des fournisseurs, ce qui évite les erreurs et les doublons.

Enfin, la plateforme offre également un libre-service pour les fournisseurs, ce qui leur permet de gérer leurs propres informations via le réseau Ariba. Cela garantit que les données fournisseur sont à jour et fiables, ce qui facilite votre travail de gestion.

Basware : Dématérialisation avancée des factures fournisseurs et automatisation des processus comptables

Basware est un fournisseur majeur de solutions de dématérialisation des factures fournisseurs. Leur plateforme permet aux entreprises de numériser, de capturer et de traiter automatiquement les factures reçues, offrant ainsi des avantages tels que l’automatisation avancée, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la gestion des litiges et la conformité réglementaire.

Avec Basware, les entreprises peuvent recevoir leurs factures par voie électronique, ce qui élimine le traitement manuel des factures et réduit les erreurs, les coûts et les délais associés. Ils offrent la possibilité de recevoir des factures via plusieurs canaux tels que PDF, EDI, papier ou saisie sur un portail, offrant ainsi une flexibilité aux fournisseurs. Grâce à leur technologie SmartPDF, ils capturent toutes les données des factures avec une précision de 100%.

Basware se distingue également par son réseau de partenaires, qui permet aux fournisseurs d’envoyer des factures via les réseaux qu’ils utilisent déjà. Leur solution offre une intégration avec 250 ERP dans plus de 175 pays, ce qui garantit une conformité mondiale.

En outre, Basware propose des fonctionnalités avancées pour l’automatisation complète des processus de comptabilité fournisseurs. Une fois que les factures sont reçues électroniquement, il est possible d’automatiser les tâches manuelles jusqu’au paiement des factures, réduisant ainsi les efforts et les risques. Basware assure également la conformité avec les réglementations locales relatives aux factures B2G et B2B, ce qui garantit que les entreprises respectent les normes de chaque pays où elles opèrent.

Coupa : Maximisez l’efficacité financière avec une gestion collaborative des factures fournisseurs

Coupa est une plateforme cloud complète qui propose des solutions de gestion des factures fournisseurs et d’autres aspects des opérations financières et de la chaîne d’approvisionnement. Sa plateforme de Business Spend Management permet aux entreprises de toutes tailles de gérer de manière plus efficace, rentable et durable leurs dépenses.

L’un des points forts de Coupa est son système de dématérialisation des factures, qui permet de recevoir, d’acheminer et de traiter électroniquement les factures. Cela permet d’éliminer le papier et de favoriser la facturation électronique, ce qui entraîne une augmentation de l’efficacité opérationnelle, un gain de temps et une amélioration de la précision.

Coupa se distingue également par son approche collaborative. La plateforme permet aux fournisseurs d’accéder facilement au système et de soumettre leurs factures de manière transparente. Cela favorise les échanges fluides entre les entreprises et leurs fournisseurs, renforçant ainsi les relations commerciales.

Les fonctionnalités de suivi et de reporting de Coupa offrent une visibilité complète sur le processus de gestion des factures fournisseurs. Les directeurs financiers et leurs équipes peuvent ainsi suivre et analyser les données liées aux dépenses, à la trésorerie et aux paiements. Cela permet d’optimiser la gestion des liquidités, d’améliorer les prévisions financières et de prendre des décisions plus éclairées.

Kofax Invoice Portal : Automatisation avancée pour une gestion efficace des factures fournisseurs

Kofax propose une solution de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs axée sur l’automatisation des flux de travail et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle. Leur produit phare, Kofax Invoice Portal, offre une interface centralisée pour l’envoi et la réception des factures électroniques.

Grâce à leur technologie d’intelligence artificielle et de capture intelligente des données, Kofax automatise le traitement des factures depuis la reconnaissance des informations clés jusqu’à l’intégration avec les systèmes comptables. Cela élimine les tâches manuelles et les erreurs associées, ce qui permet de réduire les opérations manuelles et de fournir des données structurées directement à un ERP, sans nécessiter de vérification manuelle.

Le logiciel offre également des fonctionnalités avancées telles que l’approbation électronique, la gestion des exceptions et l’optimisation des délais de paiement. Par exemple, les fournisseurs peuvent accéder à leurs propres détails de transaction via un portail Web en libre-service, ce qui réduit la dépendance du personnel comptable pour répondre à leurs demandes de renseignements.

Kofax Invoice Portal facilite également la conformité aux exigences internationales en matière de facturation électronique. Il prend en charge les principaux formats de facture électronique et utilise l’interopérabilité intégrée et des connexions certifiées aux réseaux publics tels que PEPPOL pour simplifier le processus et réduire le fardeau des exigences de conformité complexes et mondiales.

En termes d’avantages, l’utilisation de Kofax Invoice Portal permet de réduire les opérations manuelles, d’améliorer les relations avec les fournisseurs grâce à une meilleure visibilité du statut des factures et de minimiser les coûts informatiques en utilisant un portail basé sur le cloud qui permet des mises à jour sans interruption.

 

DocuWare : La solution complète pour une transition numérique réussie

DocuWare est une solution de gestion documentaire complète qui offre une dématérialisation efficace des factures fournisseurs. Ce logiciel permet de capturer, d’indexer et de traiter les factures électroniquement, en automatisant les flux de travail et en intégrant les informations dans les systèmes comptables existants. En prévision de la réforme sur la facturation électronique obligatoire qui sera appliquée à partir du 1er juillet 2024 pour les entreprises assujetties à la TVA, DocuWare vous aide à vous préparer dès maintenant à cette échéance.

Le passage à la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, au-delà de la simple conformité légale. Les bénéfices comprennent une augmentation de la productivité des équipes comptables (jusqu’à 80%), une accélération des délais de traitement (jusqu’à 70%), des économies substantielles réalisées (en moyenne 5 euros par facture dématérialisée), une amélioration de la trésorerie, une réduction des délais de paiement et une diminution de l’empreinte carbone.

DocuWare ne se limite pas à la dématérialisation des factures fournisseurs. Il offre également la gestion des factures clients, ce qui permet une transition numérique complète de l’entreprise. La solution est disponible en version Cloud ou On-Premise pour assurer un confort optimal d’utilisation. Une fois que votre entreprise a adopté et approuvé la solution DocuWare pour la dématérialisation des factures, vous pouvez envisager d’étendre la démarche de dématérialisation à d’autres services tels que les Ressources Humaines, les Ventes et le Marketing, le Juridique, etc.

Esker : Accélérez vos processus comptables avec la dématérialisation des factures

Esker est un logiciel de gestion des processus documentaires qui propose une solution complète de dématérialisation des factures fournisseurs. Avec l’obligation de la facturation électronique pour toutes les transactions B2B en France à partir de 2024, il est essentiel pour les entreprises de se mettre en conformité avec cette réglementation.

La facturation électronique devient obligatoire dans le cadre des efforts du gouvernement français pour renforcer la compétitivité, lutter contre la fraude à la TVA, augmenter la performance des entreprises et simplifier les déclarations de TVA. Les entreprises devront passer par un portail public de facturation (PPF) pour envoyer et recevoir leurs factures électroniques.

Le calendrier de mise en application prévoit que toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique à partir du 1er juillet 2024, puis progressivement émettre des factures électroniques jusqu’en 2026. Les entreprises doivent prendre des mesures pour se préparer à cette réglementation, notamment en prévoyant les impacts sur leurs systèmes d’information, en optimisant leurs flux actuels, en évitant les goulets d’étranglement et en maintenant de bonnes relations avec l’administration fiscale, les clients et les fournisseurs.

Dans ce contexte, Esker propose une solution de facturation électronique qui peut aider les entreprises à se conformer à la réglementation. Esker est un acteur de dématérialisation des factures français, présent à l’international, avec plus de 38 ans d’expérience, dont plus de 20 ans dans le domaine du cloud. Le logiciel Esker est conforme à la réglementation dans plus de 60 pays et est certifié ISO 27001. Esker suit de près les évolutions règlementaires et s’engage à obtenir son immatriculation en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Oracle NetSuite : Automatisez et rationalisez votre gestion des factures fournisseurs

Oracle NetSuite est une suite de gestion d’entreprise intégrée qui offre une gamme de fonctionnalités, y compris la dématérialisation et la gestion des factures fournisseurs. Ce logiciel permet de numériser les factures papier, de capturer les données et de les intégrer automatiquement dans les processus financiers. En utilisant Oracle NetSuite, les entreprises peuvent bénéficier de fonctionnalités avancées telles que des workflows personnalisables, la validation des factures et le suivi des paiements, ce qui leur offre une visibilité complète sur le cycle de vie des factures fournisseurs.

L’une des composantes clés d’Oracle NetSuite est SuiteBilling, qui est dédié à la gestion des factures et de la facturation. SuiteBilling permet de synchroniser des processus complexes, allant de la commande à la facturation et à la reconnaissance des revenus. Ce module offre une flexibilité inégalée pour les processus de facturation et de gestion des revenus, ce qui en fait un différenciateur stratégique pour les entreprises.

SuiteBilling prend en charge différents modèles de facturation, tels que les transactions ponctuelles, les abonnements, l’utilisation et les modèles hybrides. Il permet également la gestion des revenus avec précision, conformément aux normes du secteur. Grâce à une intégration complète avec les systèmes de gestion des revenus les plus avancés, SuiteBilling offre une prise en charge complète de la facturation récurrente et de la gestion des abonnements, en conformité avec les normes ASC 606.

Ivalua : Révolutionnez votre chaîne d’approvisionnement avec Invoice Hub

Ivalua propose une plateforme de gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement qui comprend une solution de dématérialisation des factures fournisseurs appelée Invoice Hub. Cette solution permet aux entreprises de recevoir, traiter et valider électroniquement leurs factures, en automatisant les tâches répétitives et en réduisant les erreurs.

Invoice Hub est un outil de traitement des factures électroniques compatible avec différents formats, tels que le papier, les PDF, le cXML et l’EDI. Il offre la possibilité de capturer les factures, de reconnaître les fichiers PDF non-structurés, de vérifier la conformité fiscale et d’éliminer les doublons. En agissant comme un pare-feu, il s’assure que seul le contenu digital des factures est traité par le processus d’automatisation de la comptabilité des factures fournisseurs.

Quelle que soit la provenance des factures, Invoice Hub les vérifie et les authentifie, améliorant ainsi les capacités du logiciel de facturation électronique. Il permet également d’extraire les données indésirables, erronées, doublées ou non conformes des factures, afin de ne conserver que les informations utiles pour l’équipe comptable.

Invoice Hub facilite l’intégration des fournisseurs en éliminant les obstacles à leur intégration. Il automatise l’intégration depuis la base de données et permet l’intégration en temps réel sans interférence réseau. Ainsi, les fournisseurs peuvent être intégrés à n’importe quelle étape du processus comptable, créés et approuvés en temps réel, après vérification des données doubles, des risques et des hiérarchies complexes.

Xerox DocuShare : Numérisez, traitez et gérez vos factures fournisseurs en toute simplicité

Xerox DocuShare est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise qui propose des fonctionnalités de dématérialisation des factures fournisseurs. Cette solution logicielle permet de numériser, capturer et traiter électroniquement les factures, facilitant ainsi leur stockage, leur recherche et leur gestion.

Avec Xerox DocuShare, les utilisateurs peuvent bénéficier de plusieurs fonctionnalités avancées. Tout d’abord, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de convertir les données des factures numérisées en texte éditable, facilitant ainsi la recherche et l’analyse ultérieure. De plus, la plateforme offre des fonctionnalités de gestion des flux de travail, ce qui permet de créer des processus automatisés pour le traitement des factures, de la validation à l’approbation.

La collaboration et le partage sécurisé des documents sont également des aspects importants de Xerox DocuShare. Les utilisateurs peuvent travailler ensemble sur les factures fournisseurs, en ajoutant des commentaires, en partageant des informations pertinentes et en suivant l’état d’avancement. Les fonctionnalités de sécurité avancées garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents et effectuer des actions spécifiques.

En utilisant Xerox DocuShare, les entreprises peuvent simplifier leur processus de gestion des factures fournisseurs. La numérisation et la dématérialisation des factures réduisent la dépendance aux documents papier, ce qui permet d’économiser du temps et de l’espace de stockage. De plus, la recherche avancée permet de retrouver rapidement les factures nécessaires, ce qui améliore l’efficacité et réduit les erreurs.

 

En résumé, les logiciels de dématérialisation et de gestion des factures fournisseurs sont essentiels pour les entreprises modernes à la recherche d’efficacité, de productivité et de conformité. Ils simplifient et optimisent le processus de gestion des factures, offrant ainsi des avantages significatifs en termes de réduction des coûts, d’automatisation des processus, d’amélioration de la visibilité et de renforcement de la conformité réglementaire.

Nous espérons que cet article vous a donné un aperçu des avantages des logiciels de dématérialisation et gestion des factures fournisseurs. N’hésitez pas à consulter les autres articles de Startups Nation pour ne rien manquer des actualités liées à l’entrepreneuriat et aux innovations.